Hiện nay  Email đã quá quen thuộc với mọi người, tuy nhiên để gửi và nhận  thư vẫn chưa đủ, bạn cũng cần phải biết sử dụng email như thế nào để được hiệu quả, tiện dụng và an toàn. Sau đây là một vài nhận xét về việc sử dụng  email.

1/ Lưu ý khi đặt tên cho địa chỉ email

Tên một địa chỉ email “bất bình thường”, chẳng hạn This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it có thể  trở nên “phản chủ” khi bạn gửi thư xin việc. Một  email có tên người gửi như This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it , This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it rất có thể sẽ bị xoá đi bởi người nhận hiểu chúng là thư rác.

2/ Tránh viết tắt

Những người sử dụng máy tính cá nhân thường dùng những ký hiệu viết tắt  riêng để tránh phải đánh máy nhiều, ví dụ như “IMO” (in my opinion - theo ý  kiến của tôi) và “TTYL” (talk to you later - tôi sẽ trao đổi cụ thể với bạn sau).

Nhưng những người nhận thư sẽ thấy  những chữ viết tắt đó khó hiểu như những công thức hóa học. Bạn không thể  cho rằng mọi người đều quen  thuộc với những ký hiệu viết tắt mà bạn đang áp dụng.

3/  Chú ý đặt  tiêu đề thư (subject)

Bạn cảm thấy thế nào khi nhận được email từ một địa chỉ lạ hoắc mà không có phần subject?  Người nhận thư bao giờ cũng ưu tiên đọc những dòng subject trước, sau đó mới đến nội dung thư. Subject cần phải rõ ràng, lành  mạnh, không dài dòng như: “Xin giải quyết tức khắc và trả lời ngay ngày hôm nay”. Khi muốn gửi bài của mình cho  báo, tạp chí, bạn không nên gửi mỗi file đính  kèm bài viết mà không có một chữ nào đề cập tới bài viết của mình, giới thiệu  về bản thân hoặc nhắn gửi với toà soạn. Thư không có tiêu đề thường bị delete.

4/ Hình thức bức thư

Có ba thói quen khiến người nhận email rất bực mình, đó là viết hoa toàn bộ nội dung, font chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng và màu sắc được sử dụng bừa bãi. Việc viết hoa chỉ nên áp dụng đúng nguyên tắc của  nó. Tương tự, màu sắc, kiểu chữ nghiêng hay đậm cần thống nhất, giữ cho  hình thức bức thư lịch sự, thanh nhã.
 5/ Lọc thư rác (spam)

Thư rác là các thư quảng cáo hoặc các thông tin giả tạo, vô giá trị, càng ngày càng nhiều trong hộp thư của bạn. Ðể tránh các loại spam này không phải là  điều đơn giản. Hiện các dịch vụ email như Yahoo và Hotmail, hoặc các mail  client như Outlook, Eudora 6 ... có cung cấp các "bộ lọc" spam cho người sử  dụng. Khi bạn sử dụng các bộ lọc nầy, nó sẽ tự động loại bỏ bớt một phần  nào các thư rác cho bạn.  Ðừng bao giờ điền tên bạn vào trong danh sách nào đó theo yêu cầu của một email bất chợt. Ðây là một cách lấy địa chỉ của bạn từ các tay spammer chuyên nghiệp.

6/ Giữ "sạch" hộp thư in-box

Giữ quá nhiều thư cũ trong hộp in-box đôi khi sẽ khiến cho computer khởi  động rất chậm, và thậm chí đứng máy... Để đơn giản, bạn nên xóa bớt các email không cần thiết sau khi đọc hoặc tạo các folder riêng để chứa các bức thư với các chủ đề khác nhau để việc tìm kiếm được dễ dàng.

7/ Tắt bỏ cửa sổ Preview

Outlook, Outlook Express 6, Eudora 6 và Netscape Mail 7 đều mở sẵn một cửa sổ tự động để bạn xem trước thư. Tuy nhiên, nếu email là spam trong  đó có chứa một đoạn code nhỏ sẽ tự động  phát tán các spam này, và do đó  khi bạn xem qua thư thì bạn đã đồng ý với việc phải nhận thêm nhiều spam  khác. Do đó nên bỏ phần Preview.

8/ Tạo danh sách email

Nếu bạn không muốn  thường xuyên viết đi viết lại cả chục địa chỉ email mỗi  khi gửi thư cho một nhóm người mà bạn quen biết, cách đơn giản nhất  là bạn hãy tạo một danh sách email với nhiều nhóm khác nhau và chỉ cần click vào nhóm đó mỗi khi gửi thì tất cả đều sẽ thấy được email của bạn. Để  thực hiện điều này trong Outlook Express, bạn mở sổ địa chỉ, chọn  FileNewGroup (trong Outlook nó có tên là Distribution List); còn với Netscape Mail, thì bạn vào WindowAddress BookNew List. Mỗi dịch vụ  email  đều có cách mở một danh sách địa chỉ khác nhau, các bạn nên xem  phần Help.

9/ Quét virus trong thư

 Cần phải chú ý đặc biệt tới những file đính kèm (attach) khi gửi thư. Đừng  bao giờ gửi thư có file đính kèm cho những người mà bạn không quen biết vì  nhiều khả năng thư sẽ bị xóa, không được đọc vì người nhận sợ đó là những file có chứa virus. Thêm vào đó, những file gửi kèm với dung lượng lớn cần rất nhiều thời gian để tải về từ máy chủ. Ngoài ra, hãy cố gắng nén những file có dung lượng lớn, đặc biệt là những file ảnh. Bạn không nên mở hoặc chạy các file attach trong các thư nhận được mà không rõ nguồn gốc, hoặc thậm chí bạn  không biết người gửi là ai. Vì đơn giản chúng có thể chứa virus, trojan ... có thể khiến cho hệ thống computer của bạn hoàn  toàn hư hỏng. Cách đơn giản nhất là bạn hãy liên lạc với người gửi xem họ  đã gửi đến bạn những gì, hoặc thiết lập các trình anti-virus tự động quét các bức thư nhận được cũng như gửi đi của bạn.

10/ Gửi file kích thước lớn

Bạn muốn gửi bức thư có kích thước hơn 20MB, tuy nhiên các nhà cung cấp  Internet (ISP) lại thường chỉ cho phép giới hạn tối đa từ 5-10MB, và do đó nó sẽ bỏ bớt phần dung lượng bị dư ra. Dù vậy, bạn vẫn có một vài lựa chọn  khác. Như việc bạn có thể lưu file trên Web và nhắn người nhận đến tải chúng về. Hiện Yahoo và Hotmail cho phép bạn lưu trữ khoảng 30MB dữ liệu  trực tuyến trên site của họ.

 11/ Kiểm tra thư qua Webmail

Bạn không cần phải ngồi tại PC của mình mới có thể xem thư được. Đa số các nhà cung cấp dịch vụ Internet ngày nay đều cho phép người dùng lựa chọn Web-mail, vốn có thể giúp bạn truy cập hộp thư từ bất cứ máy tính nào nối mạng. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ chuyển tiếp thư (forwarding) trong các tài khoản của Hotmail hoặc Yahoo (có tính phí).

 12/ Đừng trả lời chậm trễ

Trên nguyên tắc và vì lịch sự xã giao khi nhận được một email bạn nên  trả  lời ngoại  trừ những e-mail dưới dạng thư rác hoặc những bức thư có nội  dung không lành mạnh. Việc hồi âm một email không có gì khó khăn hết. Chỉ  cần click reply và viết một vài câu ngắn trả lời là đủ rồi .

13/ Đừng tự trở thành người gửi  thư rác

Hầu hết chúng ta đều giữ danh sách địa chỉ e-mail của các thành viên trong  gia đình, những người bạn thân và nhiều địa chỉ khác tương tự. Khi bạn trả  lời thư của những người thân, hãy bảo đảm rằng bạn chỉ phúc đáp lại những  người gửi thư cho bạn chứ không phải tất cả những người thân có tên trong  danh sách. Ngoài ra, nếu bạn chuyển những bức thư này cho một ai khác, chỉ  nên copy và paste những thông tin đó vào trong một email mới. Không nên  chuyển toàn bộ bức thư đó với hàng loạt những địa chỉ ở trong đó.  Đừng  cho rằng những người nhận thư đều muốn mở ra để đọc .

14/ Chuyển tiếp (forward) một email đúng cách

- Khi bạn chuyển tiếp một email , bạn nên xóa (delete) tất cả các địa chỉ khác  nằm ở phần đầu email.  Bạn phải bấm nút FORWARD trước tiên và sau đó  chỉnh sửa phần thư nếu cần.

- Bất cứ  lúc nào  bạn gửi email cho nhiều người , đừng bao  giờ dùng TO:  hay Cc:  Luôn luôn dùng BCC ( blind carbon copy) Và người nhận chỉ thấy  riêng địa chỉ email của họ mà thôi .

- Huỷ bỏ chữ FW trong tiêu đề ( subject). Bạn có thể đề lại tên tiêu đề khác theo ý bạn.

- Bạn chỉ nhấn nút Forward khi nào đã lượt bỏ  tất cả những gì vô ích trong  bức thư. Virus thường xen lẫn trong bức thư mà bạn có thể Forward cho  người khác  .

- Một trong những điều mà  bạn cần lưu ý là khi có yêu cầu bạn hãy gửi email này cho nhiều người khác  vì tin rất quan trọng. Bạn nên dứt khoát delete các thư như vậy. Những thông tin trong bức thư đó hoàn toàn không có giá trị gì  hết .

- Trước khi bạn chuyển tiếp một bức thư báo động về Virus hay một vài tin   đặc biệt  nào đó (tin động đất chẳn hạn), bạn nên kiểm tra trước khi chuyển  tiếp cho người khác . Bạn chỉ cần vào website :http://www.snopes.com/ hay http://www.hoaxbuster.com/index.php để tìm ra cái tin mà bạn sắp chuyển là thật hay giả

- Xin vui lòng ngừng lại việc chuyển các thư rác và virus cho người thân và  bạn bè.